Ошибки, которые стоят денег и нервов
За годы работы мы видели самые разные ситуации на мероприятиях. Одни из них были смешными постфактум, другие — настоящими катастрофами. В большинстве случаев проблем можно было избежать, если бы организатор знал об этих типичных ошибках заранее.
Ошибка 1. Заказать «ровно по числу гостей»
Всегда берите запас 10–15%. Кто-то придёт с незапланированным +1, кто-то случайно сломает стул или разобьёт бокал. Если вы заказали ровно по числу гостей, любая случайность превратится в проблему.
Ошибка 2. Не проверить размеры зала заранее
Мебель приехала, а она не проходит в дверь или не помещается в зале. Это реальная история. Перед заказом обязательно замерьте ширину дверных проёмов, высоту потолков (для высоких барных стоек) и общую площадь.
Ошибка 3. Забыть про схему расстановки
Привезти 15 столов и понять, что непонятно, куда их ставить — это хаос в день мероприятия. Согласуйте схему расстановки с менеджером арендной компании заранее. Хороший поставщик всегда поможет с этим бесплатно.
Ошибка 4. Заказывать мебель разных стилей у разных поставщиков
Стулья из одного места, столы из другого, текстиль из третьего — и в итоге всё не сочетается. Старайтесь получить комплект у одного поставщика. Это и логистику упростит, и гарантирует единый стиль.
Ошибка 5. Не учесть время монтажа
Монтаж 15 столов и 120 стульев занимает 1,5–3 часа. Если вы заказали доставку за час до начала мероприятия — это провал. Рассчитывайте время с запасом и договаривайтесь о раннем доступе в зал.
Ошибка 6. Не оговорить условия в случае повреждений
Кто платит, если гость сломал стул или разбил бокал? Это нужно обсудить до подписания договора. Уточните политику компании по залоговым депозитам и ответственности за повреждения.
Ошибка 7. Выбирать только по цене
Самая дешёвая аренда не всегда выгодна. Старая потёртая мебель испортит фотографии и впечатление гостей. Оцените реальное состояние инвентаря: попросите фотографии или посмотрите склад лично.
Ошибка 8. Не учесть аренду оборудования для кейтеринга
Вы арендовали столы и стулья, но забыли про мармиты, раздаточные столы, подставки для напитков? Кейтеринговое оборудование — важная часть логистики банкета. Составьте полный список заранее.
Ошибка 9. Слишком поздно бронировать
В сезон (май–октябрь) популярные позиции разбирают за 2–4 недели. Если вы пришли за 3 дня до мероприятия, выбор будет ограничен. Бронируйте за 2–4 недели минимум, а лучше — за месяц и более.
Ошибка 10. Не проверить комплектность при доставке
Всегда сверяйте накладную с тем, что реально привезли. Это занимает 15 минут, но может сэкономить несколько часов поиска недостающих позиций. Обнаружили расхождение — сразу сообщайте менеджеру.
Резюме
Большинство этих ошибок устраняются одним инструментом — хорошей коммуникацией с арендодателем заранее. Мы в RENTOLOGY всегда готовы проконсультировать по списку позиций, схеме расстановки и логистике. Позвоните нам — и мы поможем избежать типичных проблем ещё на этапе планирования.